Sistem Pembelian Barang Dagangan

PENDAHULUAN

Pada dasarnya terdapat dua system pembelian barang dagangan, yaitu system pembelian barang pokok (staple merchandise) dan anggaran barang untuk barang fesyen. Beberapa metode peramalan permintaan dapat dilakukan untuk mendukung proses sistem pembelian, hal ini dapat dibantu dengan informasi masa lalu maupun digunakannya alat-alat statistic untuk memprediksi ramalan permintaan.

Secara spesifik ritel harus menentukan strategi mereknya, apakah harus membeli merek nasional yang telah terkenal atau harus mengembangkan merek sendiri. Ritel juga harus menentukan bagaimana dan dimana bertemu dan berkomunikasi dengan vendor, apakah komunikasi tersebut sebaiknya dilakukan dengan tatap muka atau menggunakan tehnologi internet. Negoisasi terjadi pada saat berkomunikasi maupun ketika transaksi pembelian. Banyak hal yang harus dicapai dalam kesepakatan, misalnya harga barang dagangan maupun masalah pengiriman barang. Ritel biasanya mengharapkan kesepakatan dalam negoisasi ini tidak akan banyak mengalami perubahan-perubahan dalam suatu periode tertentu. Untuk itu, banyak ritel terus melakukan hubungan kemitraan yang strategis dengan vendor.

SISTEM PEMBELIAN BAHAN POKOK

Siklus ini digunakan untuk brang dagangan yang memiliki siklus pesanan-penerimaan-pesanan yang relative dapat diramalkan. Akan tetapi system ini tidak dapat duganakan untuk barang-barang fesyen, karena system ini menggunakan data pada masa lalu yang digunakan untuk meramal penjualan di masa yang akan datang.

Laporan Manajemen Persediaan

Dalam laporan manajemen persediaan, disiapkan segala informasi mengenai persediaan digudang, kecepatan penjualan, jumlah pemesanan, pergantian persediaan, ramalan penjualan, dan jumlah yang harus dipesan untuk setiap SKU.
 
Laporan manajemen persediaan terdiri atas:

1. Daftar stock dasar;
   Daftar ini terdiri atas nomor stock dan deskripsi barang, berapa banyak barang yang tersedia dan yang dipesan, serta penjualan selama 4 hungga 12 minggu terakhir.
2. Perputaran persediaan;
   Pergantian persediaan yang direncanakan dibuat berdasarkan tujuan keuangan keseluruhan dan mengendalikan system manajemen persediaan.
3. Ketersediaan produk;
   Untuk menentukan berapa banyak produk yang harus tersedia diperlukan keputusan manajerial yang rumit.
4. Stok cadangan;
   Stok cadangan adalah stok yang digunakan untuk berjaga-jaga jika terjadi kehabisan stok yang dikarenakan permintaan melebihi jumlah yang diperkirakan atau ketika kedatangan barang tertunda.
5. Peramalan;
   Salah satu teknik untuk meramalkan penjualan adalah dengan penghalusan eksponensial (smoothing exponential), di mana penjualan di periode waktu yang lalu diberi bobot untuk meramalkan penjualan di periode mendatang.
   Jenis ramalan yang menggunakan penghalusan eksponensial adalah permintaan nonmusiman, yaitu meramalkan permintaan tanpa mempertimbangkan pengaruh musiman.
6. Titik pemesanan;
   Titik pemesanan adalah jumlah barang minimum yang harus tersedia, sehingga barang tidak boleh habis sebelum pesanan berikutnya datang.
7. Jumlah yang dipesan;
   Jumlah yang dipesan adalah selisih antara jumlah yang tersedia dan titik pemesanan.

ANGGARAN UNTUK BARANG-BARANG FESYEN

Rancangan anggaran barang mencatat investasi persediaan dalam suatu kategori terhadap waktu. Rancangan ini hanya menjelaskan berapa banyak uang yang dihabiskan setiap bulannya untuk mendukung penjualan dan menentukan titik impas (break even point). Rancangan ini terdiri atas:

• Distribusi persentase penjualan bulanan terhadap musim;
  dengan pemeriksaan persentase penjualan setiap bulannya selama beberapa periode tahunan, maka dapat diketahui adanya perubahan.
• Penjualan bulanan;
  Penjualan bulanan sebanding dengan penjualan total yang diramalkan untuk periode waktu tertentu dikalikan dengan setiap persentase penjualan di tiap bulannya
• Distribusi persentase reduksi bulanan terhadap musim;
  Untuk memiliki barang dagangan yang cukup untuk memenuhi penjualan bulanan yang diramalkan, maka pembeli harus mempertimbangkan factor yang dapat mengurangi stok barang di gudang. Walaupun penjualan adalah reduksi yang utama, nilai persediaan juga reduksi dengan adanya markdown, penyusutan, dan diskon pada karyawan. markdown dapat diramalkan secara cukup akurat dengan melihat data-data lama. Diskon seperti markdown diberikan pada karyawan, bukan pelanggan. Penyusutan adalah reduksi persediaan yang disebabkan oleh pengutilan oleh karyawan atau pelanggan, kesalahan penempatan atau kerusakan barang dagangan, atau karena pembukuan yang buruk. Pembeli mengukur penyusutan dengan menghitung selisih antara (1) nilai persediaan yang terekam berdasarkan catatan barang dagangan yang dibeli dan yang diterima, dan (2) persediaan fisik di toko dan pusat-pusat distribusi lainnya.
• Reduksi bulanan;
  Reduksi bulanan sama dengan reduksi total dikalikan tiap presentasenya.
• Rasio stok penjualan untuk awal bulan;
  Rasio stok penjualan adalah persediaan yang harus tersedia pada awal bulan untuk memenuhi ramalan penjualan. Rasio stok dengan penjualan sebanding dengan jumlah bulan penyediaan (month of supply) pada awal bulan.
  Persediaan BOM adalah pembilang, dan penjualan yang diramalkan pada bulan tersebut adalah penyebutnya. Rasio stok-penjualan sama dengan 2 berarti direncanakan untuk memiliki persediaan yang tersedia di awal bulan dua kali lebih banyak dari pada yang diramalkan akan terjual. Rasio stok dengan penjualan sebanding dengan jumlah bulan penyediaan pada awal bulan. Banyak ritel yang lebih memilih untuk menyatakan hubungan ini sebagai minggu penyediaan (month of supply) dikalikan empat.
  
• Stok BOM;
  Jumlah persediaan yang direncanakan untuk awal bulan sama dengan penjualan bulanan dikalikan dengan rasio stok – penjualan.
• Stok akhir bulan;
  Stok BOM untuk bulan ini adalah sama dengan stok EOM di bulan sebelumnya.
• Penambahan stok bulanan;
  Penambahan stok bulanan dengan jumlah yang akan dipesan untuk dikirimkan setiap bulannya.
  

  Penambahan stok = penjualan + Reduksi + Persediaan EOM – Persediaan BOM

Mengevaluasi Rancangan Anggaran Barang Dagangan 

Jika pergantian, peramalan, dan GMROI yang sebenarnya lebih besar daripada yang direncanakan, maka kinerja lebih baik dari yang diharapkan sehingga tidak perlu dilakukan evaluasi. Namun ada beberapa pertanyaan tambahan yang perlu dijawab. Mengapa kinerja melebihi atau kurang dari yang direncanakan? Apakah penyimpangan dari rencana disebabkan oleh dibawah kendali pembali? Perlu dilakukan upaya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. 

PEMBELIAN TERBUKA 

System pembelian terbuka (open to buy) dimulai setelah barang dibeli dengan menggunakan rencana anggaran barang atau system pembelian bahan pokok. System pembelian terbuka adalah system di mana aliran barang tersebut harus terus dicatat. Lebih spesifiknya, system ini mencatat berapa banyak uang yang dikeluarkan tiap bulan, dan berapa banyak yang tersisa. Pencatatan barang dan kapan harus dikirimkan harus dicatat dengan teliti. System ini merupakan komponen penting dalam proses manajemen barang dagangan. 

Penghitungan Pembelian Terbuka Untuk Periode Yang Lalu 

Penghitungan pembelian terbuka di akhir periode mudah dilakukan, karena bulan telah berlalu, maka stok akhir bulan (EOM) yang sebenarnya sebanding dengan stok EOM yang diproyeksikan. 

Penghitungan Pembalian Terbuka Untuk Periode Sekarang 

Rencana stok EOM yang diproyeksikan adalah sama dengan stok BOM ditambah dengan penambahan actual bulanan (barang apa saja yang sebenarnya diterima) ditambah barang-barang yang dipesan dikurangi rencana penjualan dan dikurangi rencana reduksi bulanan. Dengan kata kain, proyeksi rencana stok EOM adalah estimasi baru atu perbaikan dari rencana stok EOM dari anggaran barang dagangan. Versi baru dan perbaikan ini akan memberikan informasi untuk menghitung ketidaktersediaan ketika rencana anggaran barang dagangan dibuat. Berikut ini adalah rumus untuk menghitung rencana pembelian terbuka:

Rencana pembelian terbuka= Stok EOM yang direncanakan - Stok EOM yang diproyeksikan.

 

MENGALOKASIKAN BARANG DAGANGAN KE TOKO 

Jaringan toko (chain store ) biasanya mengklasifikasikan toko-toko menjadi toko A, B, atau C berdasarkan volume penjualan potensial masing-masing. Tiap alokasi barang ke setiap toko tersebut berbeda-beda. Toko-toko yang lebih kecil memerlukan rasio stok penjualan yang lebih besar dari rata-rata. Pengalokasian berlaku untuk barang-barang fesyen maupun bahan pokok. Dengan strategi distribusi tarik (pull), pemesanan untuk bahan pokok dilakukan di tingkat toko berdasarkan data permintaan yang diperoleh melalui POS (point of sale). Dengan strategi dorong (push), barang dialokasikan ke toko berdasarkan permintaan histories, posisi persediaan pada pusat distribusi ,dan kebutuhan toko.  

MENGANALISIS KINERJA BARANG DAGANGAN 

Terdapat tiga macam cara untuk menganalisis kinerja barang dagangan, yaitu: 

1. Analisis ABC 

Analisis ABC dilakukan dengan cara mngurutkan peringkat barang dagangan dengan beberapa ukuran untuk menentukan barang mana yang kadang kala diperbolehkan habis (out-of-stock) dan barang mana yang harus dihapus dari stock. Analisis ini dapat dilakukan pada segala tingkat klasifikasi barang dagangan, mulai dari SKU hingga departemen. Analisis ABC menggunakan prinsip 80-20 yang umum, di mana kira-kira 80 persen penjualan atau keuntungan ritel berasal dari 20 persen produk. Hal ini berarti ritel harus berkonsentrasi pada produk yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Langkah pertama dalam analisis ABC adalah mengurutkan peringkat SKU menggunakan satu criteria atau lebih. Ukuran kinerja yang paling penting untuk analisis ini adalah margin kontribusi.

Margin kontribulasi= penjualan bersih - Harga pokok penjualan - Variabel pengeluaran lainnya

Variable pengeluaran lain misalnya adalah komisi penjualan. Ukuran lain yang digunakan dalam analisis ABC antara lain jumlah uang yang dihasilkan dari penjualan, penjualan dalam satuan, margin kotor, dan GMROI. Margin penjualan atau margin kotor per kaki persegi juga dapat digunakan. Langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana barang dengan tingkat keuntungan yang berbeda. Harus diperlakukan dengan berbeda. Walaupun analisis ini disebut ABC, terdapat juga barang D yang merupakan sisa 20 persen SKU, yang tidak satu pun terjual selama musim lalu dan menjadi kadaluwarsa. 

2. Analisis Sell Through 

Analisis sell through adalah perbandingan antara penjualan aktual dan yang direncanakan untuk menentukan apakah markdown awal dibutuhkan atau apakah lebih banyak barang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan. Tidak ada aturan yang tepat untuk menentukan apakah sebuah markdown dibutuhkan atau harus memesan barang lebih banyak. Pengambilan keputusan tergantung pada pengalaman dengan barang dagangan di masa lampau, apakah barang perlu dipromosikan, penjual dapat mengurangi resiko pembeli dengan menyediakan uang markdown, atau hal-hal lain yang terkait. Jika penjualan aktual lebih besar dari yang direncanakan, pemesanan ulang harus dilakukan. 

3. Metode multiatribut 

Metode multiatribut digunakan untuk mengevaluasi penjual dengan menggunakan nilai rata-rata berbobot untuk tiap penjual. Nilai ini didasarkan pada tingkat pentingnya berbagai macam kebijakan penjual dan kinerja penjual. Pembeli dapat mengevaluasi penjual dengan menggunakan lima langkah berikut:

1. Membuat daftar kebijakan untuk dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Daftar tidak boleh terlalu panjang atau terlalu pendek.daftar yang terlalu pendek akan mengabaikan beberapa kebijakan yang relevan, dan daftar yang terlalu panjang akan susah digunakan. Dalam membuat daftar hendaknya berfokus kepada satu penjual.
2. Bobot kepentingan setiap kebijakan harus ditentukan oleh pembeli atau perencana beserta manajer barang dagangan. Disini digunakan skala 1 hingga 10, dimana 1 berarti tidak penting dan 10 berarti sangat penting. Skala ini menggunakan pendekatan skala diferensial semantic (semantic differential scale) seperti halnya metode multiatribut yang digunakan pada tahapan proses pemilihan alternative proses pembelian pada Bab 2. pastikan semua kebijakan tidak menerima nilai tinggi atau rendah semua.
3. Membuat penilaian tentang pengaruh merek individual di tiap kebijakan. Prosedur ini juga harus merupakan keputusan gabungan antara manajer kategori dan manajer barang dagangan.
4. Mengalikan kepentingan tiap kebijakan dengan pengaruh tiap merek atau pabriknya.
5. menjumlahkan hasil kali tiap barang untuk semua kebijakan untuk menentukan peringkat keseluruhan penjual.

STRATEGI PENGGUNAAN MEREK 

Dalam hal strategi penggunaan merek, ritel dihadapkan pada banyak pilihan. Ritel dapat membeli merek yang sudah terkenal atau dapat mengembangkan label privatnya ataupun mengembangkan bauran dari keduanya.  

Merek Pabrik 

Merek pabrik, juga dikenal sebagai merek nasional, merupakan produk yang dirancang, diproduksi dan dipasarkan oleh penjual. Pabrik bertanggung jawab untuk mengembangkan barang dan menjaga citra merek tersrebut. Merek pabrik akan dapat membantu dalam hal menjaga citra toko, aliran penjualan, dan pengeluaran penjualan atau promosi. Ritel memberi merek pabrik karena merek tersebut memiliki pelanggan tetap orang datang ke toko dan menanyakan barang dengan menyebutkan nama merek tersebut. Promosi untuk merek pabrik juga membutuhkan biaya yang lebih kecil, karena pabrik telah mempromosikan sendiri barang tersebut. Merek pabrik memiliki margin kotor yang lebih rendah daripada merek label privat. Hal ini dikarenakan pabrik mempromosikan mereknya sehingga meningkatkan kompetisi antara ritel. Biasanya ritel memberikan diskon khusus untuk menarik pelanggan ke tokonya. Biaya promosi untuk merek pabrik juga sedikit karena pabrik tersebut sudah mempromosikan barangnya sendiri. Jika merek pabrik hanya tersedia dalam jumlah yang terbatas di gerai ritel, maka pelanggan akan setia terhadap merek tersebut dan toko yang menjualnya. Sebaliknya, jika merek pabrik banyak tersedia di banyak ritel, maka kesetiaan pelanggan akan menurun karena adanya banyak pilihan. Salah satu masalah yang timbul jika membeli merek pabrik adalah fleksibilitas ritel dibatasi, apalagi jika produsennya mempunyai merek yang terkenal. Produsen barang tersebut mendikte bagaimana dan dimana produk harus dipajang, diiklankan, ataupun diberi harga. 

Merek Berlisensi 

Merek berlisensi adalah merek di mana ritel ataupun pihak yang membeli menandatangani surat kontrak dengan pemilik merek yang terkenal untuk mengembangkan, memproduksi, dan menjual merek tersebut. Pemegang lisensi dapat berupa:

• Pihak yang memiliki kontrak dengan pabrik untuk memproduksi produk lisensi tersebut.
• Pihak ketiga yang memegang kontrak untuk memiliki barang bermerek tersebut dan kemudian dapat menjualnya.

Label privat 

Label privat adalah merek produk yang dibuat dan hanya tersedia untuk dijual oleh ritel. Apabila ritel memutuskan untuk menggunakan label privat, maka sebagai konsekuensinya ritel tersebut harus mempromosikan produknya sendiri.  

Merek atau Toko 

Ada beberapa perusahaan yang telah menjadi pabrik juga berubah menjadi ritel, pabrik-pabrik tersebut berubah menjadi ritel dikarenakan: a). Dengan menjadi ritel mereka mempunyai kendali sepenuhnya terhadap penyajian barang ke publik, b). Pabrik dapat menggunkan took-toko ini untuk menguji barang dagangan dan konsep barang dagangan yang baru, c). Untuk memamerkan barang ke publik.  

PENGAMBILAN SUMBER DAYA LUAR NEGERI 

Banyak ritel menggunakan pemasok luar negeri dengan alasan untuk menghemat biaya, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Efek negara asal; ritel dapat mengambil dari negara berkembang yang memiliki keunggulan tehnologi.
2. Fluktuasi mata uang asing;
3. Pajak; tehadap barang impor tersebut.
4. Zona perdagangan bebas; apakah kawasan tersebut termasuk dalam Free Trade Zone.
5. Biaya pengangkutan persediaan; yang tentunya akan lebih tinggi.
6. Biaya transportasi.

BERHUBUNGAN DENGAN PENJUAL 

Agar dapat terjaga hubungan dengan vendor maka harus selalu membangun relasi jangka panjang yang harmonis, antara lain:

1. Pertukaran melalui internet melalui Bursa Ritel.
2. Pusat grosir.
3. Pameran Dagang.
4. Membeli di Tempat Sendiri.
5. Kantor kantor Pembelian.

BERNEGOSIASI DENGAN PENJUAL 

Strategi dalam bernegosiasi antara lain:

1. Mempertimbangkan sejarah penjual.
2. Menanyakan di mana barang-barang tersebut sekarang.
3. Menetapkan tujuan baik aturan pembayaran, transportasi dll.
4. Mengetahui tujuan dan batasan penjual.
5. Merencanakan untuk memiliki jumlah negosiator yang sama dengan jumlah penjual.
6. Memilih tempat yang bagus untuk bernegoisasi
7. Mewaspadai tenggang waktu untuk menghindari perubahan keputusan penjual.

PETUNJUK UNTUK NEGOISASI TATAP MUKA 

Yaitu dengan tujuh tips; 1. Pisahkan masalah pribadi dengan bisnis, 2. Memberi penekanan pada fakta objektif, 3. Bikin hubungan yang saling menguntungkan, 4. Biarkan mereka bicara, 5. Mengetahui sejauh mana harus berbicara, 6. Jangan membuat permusuhan apabila gagal bernegoisasi, 7. Mengkaji ulang pembicaraan negosiasi.  

MEMBANGUN DAN MENJAGA HUBUNGAN STRATEGIS DENGAN PENJUAL 

Hubungan strategis juga dimaksud dengan hubungan kemitraan, menjalin komitmen jangka panjang dan sama-sama menguntungkan. Menjaga relasi strategis antara lain; saling mempercayai, komunikasi terbuka, tujuan sama, komtmen yang kredibel. Membangun relasi kemitraan dengan; kesadaran, eksplorasi, perluasan dan komitmen.  

DAFTAR PUSTKA 

Christina Wihidya Utami, dalam judul Manajemen Ritel Strategi dan Implementasi Ritel Modern.