IT Inventory Kawasan Berikat

Akhir-akhir ini ramai dibicarakan oleh para pengusaha Kawasan Berikat (kaber) atau Pengusaha Dalam Kawasan Berikat (PDKB) mengenai kewajiban penerapan IT Inventory. Dimana pada tanggal 31 Desember 2012 adalah batas waktu penerapan IT Inventory. Apa itu IT Inventory?

IT Inventory atau Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer adalah salah satu kewajiban yang harus dimiliki oleh pengusaha kaber atau PDKB dalam mengelola barangnya. Dimana IT Inventory ini juga harus dapat diakses oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) sebatas membaca dan mengunduhnya.

Kewajiban ini memang sudah diatur dalam pasal 20 huruf d peraturan Menteri Keuangan (Menkeu) Nomor 147/PMK.04/2011 Tentang Kawasan Berikat, dimana Kaber dan PDKB wajib mendayagunakan  teknologi  informasi  untuk  pengelolaan  pemasukan dan  pengeluaran barang yang dapat   diakses   untuk   kepentingan pemeriksaan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Kemudian dalam pasal 26 peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor 57/BC/2011 Tentang Kawasan Berikat juga diatur secara khusus mengenai IT Inventory.

Sebenarnya IT Inventory ini sudah dipaparkan oleh pengusaha kaber dan PDKB pada saat mereka mengajukan permohonan ijin pendirian atau perpanjangan kaber atau PPDKB. Jadi seharusnya memang pengusaha kaber dan PDKB sudah bisa menerapkan IT Inventory secara penuh di pabriknya masing-masing.

KRITERIA IT INVENTORY

IT Inventory paling sedikit memenuhi kriteria sebagai berikut:

Dipergunakan untuk melakukan pencatatan: pemasukan barang, pengeluaran barang, barang dalam proses produksi (work in process), penyesuaian (adjustment); dan hasil pencacahan (stock opname) secara kontinu     dan   realtime    di    kaber atau PDKB yang bersangkutan.

Dapat menghasilkan   laporan berupa:

1. laporan     pemasukan      barang    per   dokumen      pabean    sesuai contoh format sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XV huruf A  Perdirjen BC Nomor 57/BC/2011;
2. laporan     pengeluaran     barang    per  dokumen      pabean    sesuai contoh format sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XV huruf B  Perdirjen BC Nomor 57/BC/2011;
3. laporan     posisi  barang    dalam    proses   (WIP)   sesuai   contoh format sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XV huruf C Perdirjen BC Nomor 57/BC/2011;
4. laporan     pertanggungjawaban mutasi   barang    sesuai  contoh format sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XV huruf D Perdirjen BC Nomor 57/BC/2011 yaitu: mutasi bahan baku dan bahan penolong, mutasi barang jadi,  mutasi barang sisa dan scrap, dan mutasi mesin dan peralatan perkantoran.

Mencatat riwayat perekaman dan penelusuran kegiatan pengguna. 

Harus memberikan akses secara  realtime dan/ atau  online kepada Pejabat Bea dan Cukai yang mengawasi Kawasan Berikat.

Pencatatan     hanya    dapat   dilakukan    oleh  orang   yang    memiliki akses khusus (authorized access), dan perubahan   pencatatan   hanya   dapat   dilakukan   oleh   orang   yang  memiliki akses paling tinggi (highest grade authorized access).

IT Inventory tersebut juga harus dapat menghasilkan laporan empat bulanan yang wajib dikirim paling lama tanggal 10 bulan berikutnya, sebagaimana diatur dalam pasal 1 Perdirjen 2/BC/2012 yang merubah pasal 28 Perdirjen BC Nomor 57/BC/2011.

PERMASALAHAN IT INVENTORY

Hari senin tanggal 3 Desember 2012 kemaren, saya beserta pegawai DJBC yang dikumandahkan di kaber atau PDKB di seluruh Semarang menghadiri acara PPKP/ briefing bersama para pejabat yang mengawasi Kaber atau PDKB. Salah satu yang dibahas dalam acara tersebut adalah mengenai IT Inventory. Yang menarik dalam briefing tersebut adalah pembahasan mengenai bagaimana mendapatkan IT Inventory. Ternyata masih banyak pengusaha kaber atau PDKB yang kebingungan mendapatkan IT Inventory, sehingga mereka menanyakan ke pejabat yang mengawasi kaber atau PDKB tersebut.

Kenapa mesti bingung? Padahal Anda sendiri telah memaparkan IT Inventory-nya dalam permohonan ijin pendirian dan perpanjangan kaber atau PDKB. Bahkan lucunya mereka malah menanyakan apakah saya harus membeli di PT. EDI atau PT. Palapa? Wajar juga sih kalau mereka menanyakan seperti itu, karena selama ini PT. EDI merupakan mitra DJBC dalam hal transfer data pertukaran data elektronik.

Dari beberapa pertanyaan yang diuraikan sepertinya memang masih banyak pengusaha kaber atau PDKB yang tidak mengerti benar tentang maksud dari amanat kedua peraturan tersebut. Saya yakin pengusaha Kaber atau PDKB banyak yang telah menggunakan teknologi informasi dalam menjalankan usahanya. Tidak usah jauh-jauh, Indomaret, Alfamart atau bahkan toko kelontong punya Bapak saya juga sudah menerapkan teknologi informasi berupa pencatatan barang persediaan yang tadinya menggunakan buku manual diganti dengan personal computer.

Saya tidak tahu kalau PT. EDI atau PT. Palapa menjual software mengenai IT Inventory, tapi yang jelas perusahaan yang saya awasi saat ini (PT. Sai Garment Industries) telah menerapkan IT Inventory yang mereka beli dari pihak ketiga. Hanya saja aplikasi yang mereka buat belum tersedia laporan yang diinginkan dalam lampiran Perdirjen tersebut. Sehingga mereka masih harus menghubungi pihak pembuat software (programmer) untuk membuat design report sesuai dengan yang diinginkan.

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN IT INVENTORY

Bagi yang belum mempunyai IT Inventory, saya berusaha membuat langkah-langkah dalam rangka penerapan IT Inventory tersebut:

1. Membeli software IT Inventory; Banyak sekali software yang dijual di internet berkaitan dengan persediaan/ inventory, silahkan Anda hubungi mereka dan silahkan ajukan penawaran untuk membuat aplikasi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Lampirkan juga pasal 26 dan lampiran Perdirjen dimaksud agar programmer memahami batasan batasan yang diinginkan peraturan, saya yakin mereka sudah faham. Terserah Anda mau memakai bahasa pemograman apapun (java, php, visual basic dll.), yang terpenting isi atau bentuk aplikasi yang dibuat relevan dengan ketentuan yang berlaku. Saran saya gunakan pihak ketiga dalam negeri, banyak orang-orang Indonesia yang pandai membuat aplikasi atau program, disamping biaya dan kemudahan waktu dalam melakukan maintenance aplikasi tersebut nantinya.
2. Menyediakan perangkat IT Inventory; Anda tentu harus mempunyai perangkat-perangkat (hardware) yang digunakan seperti computer dan lain sebagainya. Computer yang digunakan ada dua macam, yang pertama adalah computer server yang digunakan untuk menyimpan data base pencatatan dan yang kedua adalah personal computer yang digunakan untuk perekaman/ pencatatan atau perubahan perekaman/ pencatatan dan untuk akses pejabat bea dan cukai.
3. Menunjuk pegawai sebagai penanggungjawab; Setelah Anda membeli aplikasi atau software IT Inventory, maka selanjutnya Anda menunjuk pegawai atau karyawan Anda (dengan membuat surat keputusan/ surat perintah/ surat tugas/ dan dokumen tertulis lainnya) untuk dijadikan sebagai petugas khusus yang bertanggungjawab melakukan pekerjaan pencatatan/ perekaman setiap transaksi barang (authorized access) dan menunjuk petinggi ditempat Anda sebagai orang yang diberikan pertanggungjawaban dalam melakukan perubahan pencatatan/ perekaman (highest grade authorized access).
4. Meng-install atau memasang software di Personal Computer; Pasanglah aplikasi atau software tersebut disetiap computer pegawai atau karyawan yang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab pencatatan dan perubahan pencatatan. Dan jangan lupa computer yang berada di ruang pejabat bea dan cukai juga dilakukan allowed access sesuai porsi yang telah ditentukan yaitu read only atau download.
5. Menggunakan IT Inventory; Setelah semua selesai dilaksanakan, Anda tinggal menjalankan semua aktivitas seperti semula. Hanya saja sekarang menggunakan teknologi informasi. Catat lah semua transaksi yang ada, baik barang masuk, barang keluar dan barang dalam proses, barang jadi dan sebagainya. Pejabat bea cukai akan memantau hasil pekerjaan Anda melalui personal computer yang disediakan di ruang atau pos Bea Cukai.

Selamat mencoba, semoga bermanfaat..