Analisis Jabatan dan Perencanaan SDM

Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah analisis jabatan. Analisis jabatan merupakan studi tentang jabatan yang akan menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Analisis jabatan ini bersama-sama dengan perencanaan SDM akan menjadi dasar program rekrutmen dan seleksi.

Menurut Ivancevich (1992), analisis jabatan adalah proses pengumpulan, penganalisisan, dan pensintesisan informasi mengenai jabatan. Sedangkan menurut Byars dan Rue (1997), analisis jabatan adalah proses penentuan dan pelaporan sehubungan dengan informasi yang berkaitan dengan sifat dasar suatu jabatan tertentu. Dari kedua definisi tersebut dapat dipahami bahwa proses penentuan dan pelaporan pada dasarnya baru dapat dilakukan setelah dilakukan proses pengumpulan, penganalisisan, dan pensintesisan informasi mengenai jabatan, baik melalui observasi maupun kajian-kajian. Proses ini akan menentukan tugas dan kewajiban dari pemegang jabatan yang terdiri dari pekerjaan, keahlian, pengetahuan, kemampuan, dan tanggung jawab yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan jabatan secara sukses. Dengan kata lain, analisis jabatan adalah prosedur menentukan tugas dan kewajiban suatu posisi serta karakteristik orang yang dapat memegang posisi tersebut. Dari kegiatan analisis ini akan menghasilkan informasi mengenai tuntutan suatu jabatan. Informasi tersebut selanjutnya digunakan untuk mengembangkan deskripsi jabatan (job description), yaitu suatu daftar mengenai apa yang harus dilakukan oleh suatu jabatan dan spesifikasi jabatan (job specification), yaitu orang seperti apa yang dapat memegang jabatan tersebut.

Pelaksanaan analisis jabatan memerlukan beberapa langkah pokok yaitu:

1. Menentukan tugas, aktivitas, perilaku atau kewajiban utama yang harus dilaksanakan pada jabatan tertentu.
2. Mengidentifikasi pengetahuan, kemampuan, keahlian, dan karakteristik lainnya  yang diperlukan untuk melaksanakan tugas.

Pengetahuan mengacu pada suatu kelompok informasi yang terorganisasi, umumnya berdasarkan fakta-fakta atau prosedural yang diterapkan secara langsung pada kinerja fungsional. Kemampuan mengacu pada unjuk kompetensi untuk melakukan suatu perilaku yang nampak atau suatu perilaku yang menghasilkan suatu produk yang nampak. Sebagai contoh, petugas polisi dituntut untuk memiliki kemampuan fisik untuk menahan dan memeriksa tersangka atau kemampuan kognitif untuk memahami dan menyelesaikan suatu bentuk penahanan. Keahlian merupakan suatu kompetensi untuk melaksanakan suatu pembelajaran, tindakan psikomotorik dan dapat pula mencakup manipulasi data manual, verbal atau mental. Dalam contoh polisi di atas, mereka harus menunjukkan suatu kemampuan menyetir atau kemampuan mengoperasikan dan memelihara senjata dengan layak. Sedangkan karakteristik lain mencakup faktor kepribadian (sikap), bakat atau sifat fisik dan mental yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan. Secara lebih rinci Ivancevich (1992), menjelaskan langkah-langkah analisis jabatan sebagaimana nampak pada gambar1 berikut ini.

Pengetahuan dan data yang dikumpulkan dari langkah 1 hingga langkah 6  digunakan sebagai dasar bagi setiap aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya, seperti rekrutmen, seleksi, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kompensasi. Disamping juga digunakan sebagai masukan bagi pendesainan dan pendesainan ulang jabatan.

Pengertian desain jabatan menurut Byars dan Rue (1997) adalah proses penstrukturan pekerjaan dan pendesainan aktivitas pekerjaan seorang individu atau sekelompok individu yang spesifik untuk mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan jabatan meliputi pembuatan keputusan, seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana jabatan akan dilaksanakan. Secara umum proses desain jabatan dibagi dalam tiga fase:

1. Spesifikasi tugas individu: kenapa tugas yang berbeda harus dilaksanakan?
2. Spesifikasi metode pelaksanaan masing-masing tugas: khususnya, bagaimana masing-masing tugas akan dilaksanakan?
3. Kombinasi tugas individu dalam jabatan khusus untuk diserahkan kepada individu: bagaimana tugas-tugas yang berbeda akan dikelompokkan untuk membentuk jabatan?

Fase 1 dan 3 menentukan isi jabatan, sedangkan fase 2 mengindikasikan mengenai bagaimana jabatan dilaksanakan secara tepat dan akurat. Secara keseluruhan tujuan desain jabatan adalah mengembangkan pembagian kerja yang sesuai dengan tuntutan organisasi dan teknologi serta dapat memberikan kepuasan terhadap kebutuhan personel dan individu pemegang jabatan. Artinya, keberhasilan desain jabatan digunakan untuk menyeimbangkan tuntutan organisasi dan kebutuhan individu pemegang jabatan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia 

Menurut Fisher dkk. (1990), perencanaan SDM merupakan proses dimana organisasi mengantisipasi kebutuhan karyawan di masa mendatang dan program-program untuk menjamin  ketersediaan  karyawan secara tepat, baik jumlah maupun jenisnya ketika diperlukan. Sedangkan menurut Ivancevich (1992), perencanaan SDM adalah proses yang digunakan untuk menentukan jumlah dan tipe karyawan yang akan direkrut oleh organisasi atau yang akan dihapus dari organisasi. Kedua definisi tersebut mengisyaratkan bahwa perencanaan sumber daya manusia yang efektif akan memberikan mekanisme yang dapat digunakan untuk mengurangi kesenjangan yang mungkin ada antara pasokan dan permintaan karyawan.

Secara umum perencanaan sumber daya manusia mencakup empat langkah/ tahapan:

a). Analisis Situasi atau Mempelajari Lingkungan

Tahap pertama perencanaan sumber daya manusia ditandai oleh interaksi tahap awal antara fungsi manajemen sumber daya manusia dengan perencanaan stratejik. Rencana stratejik organisasi harus mengadaptasi kondisi lingkungan dan fungsi manajemen sumber daya manusia sebagai salah satu mekanisme utama yang dapat digunakan organisasi selama proses adaptasi. Contoh, perubahan teknologi secara cepat telah memaksa organisasi dengan segera mengidentifikasi dan mempekerjakan karyawan dengan keahlian baru, yang sebelumnya belum pernah dibutuhkan organisasi.

b). Meramalkan Permintaan Sumber Daya Manusia

Langkah berikutnya adalah mengestimasi jumlah dan jenis karyawan yang akan dibutuhkan di masa mendatang. Peramalan menghasilkan estimasi atau kalkulasi lebih lanjut mengenai kebutuhan staf organisasi. Peramalan lebih banyak melibatkan unsur pertimbangan (human judgment). Contoh, perusahaan Unilever yang sukses di area global ternyata dalam perencanaan bisnisnya banyak menggunakan instink.

Banyak teknik peramalan dapat digunakan oleh organisasi, diantaranya adalah empat teknik peramalan dikemukakan oleh Ivancevich, yaitu tiga teknik dari atas ke bawah: estimasi ahli (expert estimate), Proyeksi Tren (trend projection), modeling, dan satu teknik dari bawah ke atas: teknik peramalan unit (unit-demand forecasting technique).

c). Analisis Pasokan Sumber Daya Manusia

Tahap ketiga perencanaan sumber daya manusia didesain untuk menjawab pertanyaan” berapa banyak dan seperti apa karyawan yang harus dimiliki organisasi pada saat ini dalam kaitannya dengan kebutuhan akan keahlian dan pelatihan untuk masa yang akan datang” sehingga perencanaan sumber daya manusia tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan organisasi saat ini saja.

Alat utama untuk menilai pasokan karyawan saat ini adalah apa yang disebut dengan inventori keahlian (skills inventory) atau sering juga disebut inventori manajemen (management inventory). Kedua istilah tersebut mempunyai tujuan sama, yaitu memperhatikan arah dari jenis keahlian, kemampuan, pengalaman, dan pelatihan karyawan yang saat ini dimiliki. Dengan memperhatikan arah tersebut, organisasi dapat  dengan  cepat menentukan apakah keahlian tertentu tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan.

d). Mengembangkan Rencana Tindakan

Setelah sistem perencanaan sumber daya manusia dianalisis, baik dari sisi pasokan maupun dari sisi permintaan tenaga kerja di masa mendatang, selanjutnya dilakukan pembandingan antara peramalan pasokan dan permintaan untuk menentukan tindakan yang harus diambil. Sebagus apa pun sistem perencanaan sumber daya manusia dilaksanakan, dalam kenyataannya akan tetap ada perbedaan antara kedua ramalan tersebut. Oleh karena itu, organisasi perlu memilih bagian tindakan mana yang akan diambil untuk mengurangi perbedaan tersebut. Data dari adanya perbedaan tersebut akan menjadi masukan yang mempermudah pengambilan keputusan mengenai pelatihan, promosi, demosi, dan keputusan lain yang relevan dengan itu. Terdapat dua kondisi berkaitan dengan perbedaan tersebut yang harus ditangani oleh organisasi, yaitu kondisi kekurangan karyawan dan kondisi kelebihan karyawan.

===

Buku Materi Pokok Manajemen SDM Universitas Terbuka